La loi de finances pour 2016, complétée et simplifiée par la décision du ministre de l’action et des comptes publics du 15 juin 2017, impose l’usage de logiciels et systèmes de caisse, sécurisés, à compter du 1er janvier 2018.

Principe général

La loi vise, sauf exception, tout assujetti à la TVA en France qui enregistre les règlements de ses clients non assujettis au moyen d’un logiciel ou système de caisse, quel que soit le mode de règlement. Sont concernés les livraisons de biens et les prestations de services ne donnant pas lieu à facturation et sont ainsi visés tous les outils qui permettent d’automatiser des calculs et de mémoriser des opérations d’encaissements (balance…). Ces logiciels et systèmes de caisse devront être certifiés à compter du 1er janvier 2018, les coûts d’obtention de ces certifications étant comptabilisés en charges pour les entreprises utilisatrices.

Conditions et aspects techniques

La loi de finances pour 2016 fixe quatre conditions pour certifier le logiciel ou système de caisse utilisé :

– Inaltérabilité : l’intégrité des données enregistrées doit être garantie dans le temps par tout procédé technique fiable. Les données de règlements ne doivent donc pas être modifiées après leur enregistrement initial. Si des corrections apparaissent, il faut enregistrer de nouvelles opérations qui seront à leur tour soumises à la condition d’inaltérabilité. Toutes les opérations doivent être enregistrées dans une base de données.

– Sécurisation : le logiciel ou système de caisse doit sécuriser par tout procédé technique fiable les données d’origine, les données de modification enregistrées et les données permettant la production des pièces justificatives émises.

– Conservation : la doctrine administrative précise que l’obligation de clôture est journalière, mensuelle et annuelle. Le système doit ainsi calculer des données inaltérables parmi lesquelles figurent le grand total pour la période comptable, le total période et le total perpétuel (cumul depuis le début de l’utilisation du logiciel). L’utilisateur du logiciel doit conserver pendant 6 ans les données enregistrées dans son système de caisse. Les données correspondent au détail des encaissements (numéro du ticket, date, numéro de caisse, total TTC, TVA, détail des articles…)

– Archivage : les données doivent être archivées au moins une fois à la fin de chaque période ou exercice. Il est possible de procéder alors à une purge qui consiste à sortir les données du système de caisse et à les stocker sur un support externe d’archivage (clé USB, disque dur, disque optique).

Responsabilité de l’éditeur

L’éditeur est l’entreprise qui détient le code source du logiciel ou système de caisse et qui a la maitrise de la modification des paramètres du logiciel. Il a donc une responsabilité pour la condition de sécurisation ; il doit obtenir une certification et produire une attestation pour le logiciel ou système de caisse. Il doit également s’assurer que les archives peuvent être aisément lues par l’administration (pas de forme d’archives imposée).

Modalités de justification du respect des conditions

Le respect des conditions fixées par la loi peut être justifié de deux manières par l’utilisateur :
– soit par la présentation de la certification du logiciel de caisse délivrée par les deux organismes accrédités à ce jour par le COFRAC, instance nationale d’accréditation : AFNOR certification et le Laboratoire National de Métrologie et d’Essais (LNE). Un certificateur européen peut également certifier le logiciel ou système de caisse. La liste des logiciels de caisse certifiés est consultable sur le site internet des deux organismes accrédités.

– soit par la présentation d’une attestation, établie par l’éditeur du logiciel, qui doit contenir la mention du respect des quatre conditions citées plus haut ainsi que le nom, la référence et la date d’acquisition du logiciel ou système de caisse. Dans le cas de filiales d’un groupe ou d’une chaîne de magasins, une seule attestation suffit pour l’ensemble des systèmes de caisse s’ils sont identiques.

Droit de contrôle et sanctions

Les agents de l’administration fiscale pourront intervenir de manière inopinée dans les locaux professionnels d’un assujetti à la TVA pour vérifier la détention des attestations ou certifications requises pour chacun des logiciels ou systèmes de caisse utilisés. L’entreprise pourra se voir appliquer une amende dont le montant est fixé à 7 500 euros pour chaque logiciel ou système de caisse ne bénéficiant pas d’une certification ou d’une attestation délivrée par l’éditeur.

Nous restons à votre disposition pour tout renseignement complémentaire relatif à la présente lettre d’information ou à tout autre sujet d’ordre comptable, social, fiscal ou juridique.