Les entreprises doivent mettre en place une base de données économiques et sociales (BDES) depuis le 14 juin 2014 quand elles comptent au moins 300 salariés, et depuis le 14 juin 2015 si l’effectif est compris entre 50 et 300 salariés.

Le principe

Les institutions représentatives du personnel (IRP), qui englobent les délégués du personnel, le comité d’entreprise, le comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail et les délégués syndicaux, bénéficient désormais de la mise à disposition d’un ensemble de données économiques et sociales permettant de comprendre la situation de l’entreprise, les choix de gestion et leurs conséquences dans divers domaines.

Les éléments transmis doivent être présentés sous forme de données chiffrées, ou à défaut pour les données prospectives, sous forme de grandes tendances.

Huit grandes catégories d’informations devront être détaillées :

– investissement social, matériel et immatériel
– fonds propres et endettement
– rémunérations des salariés et des dirigeants
– activités sociales et culturelles
– rémunération des financeurs
– flux financiers à destination de l’entreprise
– sous-traitance
– le cas échéant, transferts commerciaux et financiers entre entités du groupe

Ces informations portent sur les deux années précédentes et l’année en cours et intègrent des perspectives sur les trois années suivantes. La nature des informations communiquées varie selon l’effectif de l’entreprise (plus ou moins de 300 salariés).

Au 31 décembre 2016 au plus tard, la BDES contenant l’ensemble des informations transmises de manière récurrente au comité d’entreprise, vaudra communication de ces documents.

L’accessibilité

Devant être mise à jour régulièrement par l’employeur, la BDES doit être accessible aux IRP, selon leurs attributions respectives (certaines informations destinées au comité d’entreprise ne sont pas forcément destinées aux délégués du personnel par exemple). Bien qu’une consultation des IRP ne soit pas obligatoire préalablement à la mise en place de la BDES, elle reste conseillée. Cela permet en effet de valider avec les IRP les modalités de la mise à disposition de la BDES qui doit être accessible en permanence. Bien que la loi soit silencieuse sur ce point, un support informatique semble plus opportun qu’un support papier (absence de perte de données, mise à jour simplifiée, accessibilité accrue…).

Les sanctions

En l’absence de mise en place de BDES ou en cas de mise en place partielle, l’employeur peut être sanctionné pénalement pour délit d’entrave. Les peines encourues s’élèvent à 3 750 € d’amende pour chaque IRP concernée et un an de prison.

Nous restons à votre disposition pour tout renseignement complémentaire relatif à la présente lettre d’information ou à tout autre sujet d’ordre comptable, social, fiscal ou juridique.