Depuis l’ordonnance du 25 mars 2020 et le décret du 10 avril 2020 prévoyant des adaptations exceptionnelles et temporaires aux règles de convocation, d’information, de réunion et de délibérations des assemblées et autres organes collégiaux des personnes morales, d’autres textes ont été publiés tout au long de cette crise sanitaire permettant la continuité de leur fonctionnement.

La loi n°2021-689 du 31 mai 2021 et deux décrets des 1^er et 7 juin 2021 relatifs à la gestion de la sortie de crise sanitaire ont prorogé l’application de l’ordonnance jusqu’au 30 septembre 2021 et l’application du décret jusqu’au 31 juillet 2021. Ces textes permettent aux sociétés de choisir de réunir physiquement des associés en assemblée ou de continuer à les consulter à huis clos ou à distance.

Je souhaite réunir mon assemblée physiquement, que dois-je respecter ?

Une distance minimale d’un siège devra être laissée entre les sièges occupés par chaque personne. Les mesures d’hygiène et de distanciation sociale continuent à devoir être observées.

Lorsque la société décide de réunir les associés dans un établissement recevant du public (salle de conférence, de réunion, de spectacle), outre le respect des mesures « barrières », les conditions cumulatives suivantes doivent être respectées :

• Le nombre de personnes accueillies ne peut ni excéder 65% de la capacité d’accueil de l’établissement ni 5 000 personnes par salle,
• Chaque personne accueillie doit avoir une place assise,
• Une distance minimale d’un siège doit être laissée entre les sièges occupés par chaque personne ou chaque groupe jusqu’à 10 personnes venant ensemble,
• L’accès à des espaces permettant des regroupements est interdit, sauf s’ils sont aménagés de manière à garantir le respect des mesures d’hygiène et de distanciation sociale.

Il est à noter que les préfets de département pourront mettre en place des mesures spécifiques qu’il conviendra de vérifier au cas d’espèce.

Je souhaite consulter mes associés à distance, que puis-je faire ?

Le dispositif d’exception qui autorise notamment la tenue d’assemblées à « huis clos », par conférence téléphonique ou par visioconférence, ainsi que la consultation écrite des associés est applicable aux assemblées et réunions des organes collégiaux tenues jusqu’au 30 septembre 2021.

Est considérée comme assemblée « à huis clos » une réunion tenue sans que les membres de l’assemblée n’assistent à la séance en étant présents physiquement ou par voie de conférence téléphonique ou audiovisuelle. Ces assemblées ne sont possibles que s’il existe une mesure administrative limitant ou interdisant les déplacements ou les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires, faisant obstacle à la présence physique des membres de l’assemblée.

La consultation écrite des associés ne requiert pas l’existence d’une mesure administrative faisant obstacle à la présence physique des associés. Il est donc possible de recourir à ce mode de consultation sans motif et ce, jusqu’au 30 septembre 2021.

J’ai changé d’avis, je souhaite passer d’une assemblée « en présentiel » à une assemblée « à huis clos », ou inversement, mais j’ai déjà convoqué, que puis-je faire ?

Vous devez informer les associés par tous moyens permettant d’assurer leur information effective, 3 jours ouvrés au moins avant la date de l’assemblée.

L’information porte sur la façon dont l’assemblée est tenue (« à huis clos » ou « en présentiel », selon le cas) la date, l’heure et le lieu de l’assemblée le cas échéant. L’information comprend également une description claire et précise des conditions dans lesquelles les associés pourront exercer l’ensemble de leurs droits, notamment leur droit de vote.

Je souhaite pouvoir donner la possibilité aux associés de choisir entre le « présentiel » et la « visioconférence », est-ce possible ?

 Oui, le choix appartient à l’organe compétent pour convoquer l’assemblée.

Toutefois, le recours à ce mode de participation suppose de disposer de moyens techniques adéquats. Ils doivent :

• permettre l’identification des membres de l’assemblée ;
• transmettre au moins la voix des participants ;
• permettre la retransmission continue et simultanée des débats

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