La loi du 22 mars 2012 relative à la simplification du droit et à l’allégement des démarches administratives, a institué la Déclaration Sociale Nominative (DSN) en prévoyant deux grandes étapes de mise en œuvre en 2013 et en 2016. La loi de financement de la sécurité sociale pour 2014, complétée par un décret du 24 septembre 2014, a créé un palier intermédiaire de déploiement dès le 1er avril 2015 pour les plus grandes entreprises.

Le contexte et la mise en œuvre de la DSN

La DSN est une transmission mensuelle et unique des données individuelles des salariés, à l’aide du logiciel de paie.

Les objectifs principaux de la DSN sont de remplacer les processus déclaratifs sociaux, jugés complexes, et de lutter contre la fraude aux prestations et cotisations sociales.

Tous les employeurs sont concernés, à l’exception des particuliers employeurs, et ce, quel que soit le mode déclaratif utilisé actuellement.

Le calendrier de mise en œuvre comporte trois phases :

– phase optionnelle (octobre 2013 à décembre2015),
– phase obligatoire pour les plus grandes entreprises (avril 2015 à décembre 2015),
– phase obligatoire pour tous les employeurs (à compter de janvier 2016).

Les entreprises concernées par la DSN dès le mois d’avril 2015 sont celles qui ont déclaré des cotisations à l’URSSAF en 2013 :

– de plus de deux millions d’euros,
ou
– de plus d’un million d’euros par l’intermédiaire d’un tiers déclarant, ayant lui-même déclaré plus de dix millions de cotisations pour le compte de ses mandants.

Le contenu et les modalités de transmission

Deux types de déclarations devront être établies :

– une DSN mensuelle, par établissement et par salarié, au plus tard le 5 ou le 15 du mois suivant celui auquel la DSN se rapporte,
– une déclaration d’évènements, tels que le début et la fin d’un arrêt de travail, la fin d’un contrat de travail, au plus tard 5 jours ouvrés après l’évènement concerné.

Un seul canal déclaratif sera utilisé avec le portail net-entreprises.fr en mode EDI (Echange des Données Informatisées) ou « dépôt de fichier ». Le portail répartira automatiquement les données sociales vers les destinataires concernés. La loi prévoit la généralisation de la DSN en substitution à toutes les déclarations sociales à partir du 1er janvier 2016. A noter que les rythmes de paiement des cotisations ne seront pas modifiés.

Suite à la transmission de chaque DSN l’employeur recevra un certificat de conformité de la part des organismes destinataires. En cas d’anomalies constatées, l’employeur en sera informé à l’instar de ce qui existe actuellement lors de la transmission des DADS-U.

A réception du certificat de conformité, l’employeur sera réputé avoir accompli les formalités légales. Toutefois, les organismes pourront demander à l’employeur de rectifier ou de mettre à jour les données inexactes ou incomplètes dans la DSN du mois suivant.

Les informations transmises par l’employeur ne sont pas des données considérées comme sensibles au sens de la loi Informatique et Libertés. Cependant, les salariés bénéficieront de manière systématique et individuelle d’un droit d’accès et de rectification.

Les sanctions

En cas de manquement concernant les points suivants :

– le défaut de déclaration dans les délais prescrits,
– l’omission de salarié,
– l’inexactitude des rémunérations déclarées,
– l’absence de bordereau de déclaration,

l’employeur s’expose à des sanctions financières s’élevant à 7,5 € par salarié ou par omission ou inexactitude. Le plafond des pénalités est de 750 €, avec une pénalité identique appliquée automatiquement pour chaque mois de retard.

Si les employeurs continuent à utiliser d’autres moyens déclaratifs que la DSN à compter de 2016, ils s’exposent à une sanction de 2,5 € par salarié figurant sur la dernière déclaration, sans que cette sanction ne puisse être plafonnée.

Nous restons à votre disposition pour tout renseignement complémentaire relatif à la présente lettre d’information ou à tout autre sujet d’ordre comptable, social, fiscal ou juridique.